制作会社とのデータのやり取りで気をつけたいこととは？

制作会社にカタログや製品紹介映像の制作を依頼したとします。

このとき、カタログに載せたいものの画像のデータなどを、制作会社に送ることがありますね。

いわゆる素材データのことです。

これらの素材データを制作会社に送るとき、どんなことに気をつけたらいいのでしょうか。

「データの流出を防ぐには？」

「制作会社と円滑にやり取りするには？」

「制作物の確認はどうしたらいいの？」

いろんな疑問点があると思います。

そこで、制作会社とのデータのやり取りで気をつけたい内容をまとめてみました。

今回は、上記の質問に一つ一つ答えていきたいと思います。

制作会社とデータをやり取りする際のポイント3選

では、さっそくさきほどの3つの質問に一つずつ回答していきましょう。

データ流出を防ぐためにパスワードを設定する

発売前の商品などの機密データを送る際は、パスワードを設定しておきましょう。

万一、第三者の下に流出した場合、会社に被害が出るケースもあるからです。

よく個人情報の漏洩をニュースで見かけることがありますよね。

日本ネットワークセキュリティ協会によると、2015年度における情報漏えいの想定損害賠償総額は約2500億円です。

それに対し、事故の件数は799件。

1社あたりで平均しても、3億円以上の損害賠償を支払っていることになります。

事故件数のうち、誤操作などのヒューマンエラーを原因とするものは、実に5割に上ります。

誰しも「自分だけは事故を起こすことはない」と思いながらも、なかなか交通事故がなくならないのと似ていますよね。

なので「これだけは絶対に流出させてはいけない」というデータはパスワードを設定することが大事です。

データを送付する際のパスワード設定は、面倒なことではありません。

単なる文字の羅列にすれば、10秒もあれば設定できるものです。

それに、推測されにくいパスワードのほうが安全ですよね。

パスワードの設定というちょっとした一手間を加えるだけで、安全性が大きく変わってきます。

円滑なやり取りのためにビジネスチャットツールを導入する

「外部とのやり取りは、全てメールで行っている！」なんてことは、ありませんか？

例えば、「丁寧さを重視しているから」とか「今までがそうだったから」などの理由が考えられます。

「そもそも、メールとチャットツールって、何が違うの？」と思う方だっているのではないでしょうか。

確かに、メールとチャットツールは機能がよく似ています。

「わざわざチャットツールを導入しなくても、メールで十分じゃないか」と思うかもしれません。

しかし、使い分けを考慮する余地は十分にあります。

データをやり取りする場合は、丁寧な文章を送ってもらうよりもスピーディーなやり取りを好まれることがあります。

制作会社にしてみれば、データが届かないと作業が進まないからです。

一・二回程度の連絡で済むなら、メールでやり取りしてもそれほど苦にはならないかもしれません。

一方、制作会社とのやり取りとなると、何度もやり取りを重ねる場合もあります。

その度に丁寧なメールを送っていては、書くほうも疲れるし読むほうだって疲れかねません。

ビジネスチャットツールは、メールよりも気軽にやり取りができ、即時性にも優れています。

フットワークが軽いので、効率性ではメールよりチャットツールが勝るのです。

また、メールは送信の度にアドレスの打ち間違いや誤送付に気を使います。

その点、チャットツールはIDが一度確認できればいいので、打ち間違いを気にすることがありません。

チャットツールのほうがメールよりもヒューマンエラーは防ぎやすいのです。

しかも、制作会社に送る素材データの管理もチャットツールのほうが簡単というメリットだってあります。

もちろん、メールにはメールのいいところがあります。

丁寧なやり取りが必要な際はメールのほうがいいでしょう。

重要な内容を保管したい場合もメールのほうが適しています。

チャットツールは送った内容の改変・削除ができるからです。

メールとチャット、それぞれのメリットを活かして使い分けたいものですね。

自社内で使用しているフォーマットを確認する

制作会社とやり取りを始める前に、会社のPCに入っているソフトを一通り確認しておきたいところです。

当然ですが、同じソフトを使っているほうが、制作物の見え方に差異が生じにくいからです。

顔を合わせて同じ画面を確認するなら、制作物にズレがあると思うことはありません。

しかし、顔を合わせずに別所で確認するとなると「同一のデータであっても見え方は別」という場合があります。

例えば「PCが違ったら色が異なって見えてしまう」などです。

データに互換性があっても、ソフトが違うことで確実な再現ができないということも。

こういった見え方のズレを防ぐには、なるべく同じソフトを使っているほうがいいわけです。

また、制作会社に制作物の画像を送ってもらう際は、確認用のPDFを送ってもらいましょう。

PDFファイルは、PCの環境に左右されません。

さらに、PDFデータの見えている通りに印刷されるので、仕上がりのイメージを確認するのに適しています。

映像の場合は、「.mp4」「.avi」といった拡張子だけでなく、映像のサイズも要件を満たしているかきっちり確認することが重要です。

サイズを拡大すると画質が荒れる原因となるため、後になってサイズを変えることはほぼ不可能。

トラブルにならないためにも、映像の必要なサイズは制作会社に予めしっかり伝えておきましょう。

まとめ

制作会社とのやり取りは、そう難しいことではありません。

どうすればいいかわからないときは、その旨を率直に伝えれば制作会社がリードしてくれるものです。

唯一気をつけたいのは、データの扱い方。

インターネットに繋がっている時点で、第三者がアクセスできる環境なのです。

ちょっとしたミスがデータ流出に繋がりかねないことは、念頭に置いておきたいですね。

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この記事を書いた人

らいたろう