会社情報
株式会社ジム
〒102-0074 東京都千代田区九段南4-7-22 メゾンドシャルー407
TEL:03-3230-3722 FAX:03-3230-4327
- 設立
- 1981年
- 資本金
- 1,000万円
- 従業員数
- 17名（グループ含む）
- 取引銀行
- みずほ銀行（市ヶ谷支店） 三井住友銀行（飯田橋支店）
- 事業内容
- グラフィックデザイン
- WEBデザイン
- 映像制作
- 展示会装飾デザイン
- HP
- https://www.gym-ts.com/
新型コロナウイルスによる外出自粛をきっかけに、Web会議サービスのZoomがにわか脚光を浴びるようになりました。複数人の相手の顔を見ながら遠隔操作ができるこのサービスについては以前「働き方改革に遠隔会議はマスト！Webで会議をするときの注意点とは？」の記事でも紹介しましたが、苦手と感じている人もまだまだ多い様子。そこで今回はZoom会議で起こりがちなトラブルと解決策を紹介していきます。
トラブルと解決策
Zoom会議で起こりがちなトラブルと解決策をいくつか紹介します。
Zoomに映る自分の顔を気にしてしまう→事前準備やルール作りをしておこう！
Web会議の場合、他のメンバー全員がビデオ設定にしている（＝顔出しをしている）のに自分はビデオをシャットアウトしているというのはちょっと気が引けますよね。家の中が散らかっていたり、化粧をしていなかったりと事情があるかもしれませんが、基本的にWeb会議のときは顔出しをするものと考えて開始までに環境を整えておくようにしましょう。もしくは「ビデオ機能をオフにしても大丈夫ですよ」と事前に通達してしまう方法もあります。人によってはその方が議題に集中できます。いずれにせよ、ビデオ会議を行う前の準備期間が大切ということですね。
無音が恥ずかしい→リラックスできるBGMを流して、発言しやすい雰囲気を作ろう！
Zoomは基本的に一人の発言をみんなが聴くスタイルですので、発言時には緊張してしまうことも。無音の状況が緊張に拍車をかけ、あがり症の人にとってはなかなかツライ環境のようです。そんなときには小さな音でBGMをかけてみると自分の声が際立たず、緊張がいくぶんやわらぎます。相手がきちんと聞き取れるかどうかを確認したうえで日本語の入っていない、リラックスできるBGMをかけてみましょう。
良いことを言っても気持ちが伝わりにくい→ジェスチャーをつけて伝わりやすく！
いくら相手の顔が見えると言っても、Web会議は画面一枚を挟んだコミュニケーションとなるため、表情や声が平たんになって相手に気持ちが伝わらないことも。反対に相手の気持ちや意図が理解しにくいということもあるでしょう。相手が真剣に話していることに気づかずつい笑ってしまい、不快な気持ちにさせてしまった…という事態も起こりえます。
こうならないようにまずは自分が身振り手振りを交えて、相手に気持ちを伝えることをおすすめします。普段はあまり意識していませんが、私たちは言葉や口調以外のさまざまな点から相手の気持ちを読み取っているものです。強調したいところは手を広げるなどしてジェスチャーを加えると相手の印象にも残ります。ひとり身振り手振りを交える人がいると、つられて他の人も体で気持ちを表現しようとするものです。
目線の位置をしっかりと定める→目線の位置をしっかりと定める！
Web会議初心者が絶対にしてしまう失敗として、目線の位置が挙げられます。Web会議となるとどうしても目線がモニターに映っている発言者へ行きがちですが、相手からするとお門違いの方向を見ているという認識になります。相手の目を見て発言を聞く、または伝えるという姿勢であれば、スマホやパソコンについているカメラをしっかりと見据えるようにしましょう。そうすることで目線を合わせられます。ノートパソコンはデスクより20センチ程度高くすると、相手と目の高さを合わせられ、見下されている感がありません。ノートパソコンはデスクより20センチ程度高くすると、相手と目の高さを合わせられ、見下されている感がありません。
普段からしっかり相手の目を見る人の話は、不思議と説得力が増して聞こえるものです。Web会議でも同じですので、少なくとも自分が発言するときと相手が発言するときにはカメラの位置を意識しましょう。
音声が聞き取りにくい→ノイズキャンセリング機能付きのイヤホンを使おう！
Web会議の肝となるのは自分・そして相手の声です。どんなに良い発言をした、されたとしても聞き取ってもらえなかったり、聞き取れなかったりしたら台無しですよね。そのようなことがないように、音声には万全の状態を期したいものです。
テレフォンオペレーターがよく使用している市販のマイク付きイヤホンはWeb会議でも使えますが、ノイズキャンセリング機能がついていないものは周囲の雑音も拾ってしまうのでかえって聞き取りづらくなることも。これから購入する人は、きちんとノイズキャンセリング機能がついているイヤホンがおすすめです。
仕事のかたわら育児をしている人も、イヤホンをすると会議の内容に集中できるでしょう。
まとめ
普段見慣れている仕事仲間でも、Web会議となるとコミュニケーションがぎくしゃくしてしまうことは珍しくありません。しかし、緊張状態が続くと自分の伝えたいことが上手く伝わらずにもどかしい思いをしてしまうことも。どれだけリモートワークが普及しても、会議が円滑化しなければ意味がありません。今回紹介したちょっとしたポイントに気を付けて、Zoom会議に臨んでみてくださいね。
