Word機能を賢く使おう！知っておきたいテクニック6選

企画書や社内文書の作成で、今なお多く使われているWord。文字入力だけであれば誰でも簡単にできますが、周りに読んでもらいやすい文書にするためにはいくつかの工夫を凝らすといいでしょう。今回は文書作成時に知っておきたいWordの便利な機能や、フォントの使い方などを紹介します。コツを知ればWord文書の作成がきっと少しは楽しくなるでしょう。

Wordの知っておきたいテクニック6選

それでは早速、Wordの知っておくと得するテクニックを6つ紹介していきます！

文字の大きさと配置を工夫して読みやすい文書をつくる

Word文書の初期設定では、1ページA4サイズ想定で、40文字×36行となっています。印刷してみるとよくわかりますが、この書式では文字は小さいと感じます。会社の掲示板に貼っても、よく目を凝らさなければ読めないでしょう。

読んでもらう人や掲示する場所を考えて、文字の大きさと行数を変更するとかなり印象が変わってきます。

文字の大きさを変更する場合、Word文書の「ホーム」タブ左上にある「10.5」の数字をクリックして、希望の大きさに変更しましょう。8～72の中から選択できます。

1ページあたりの行数を変更する場合は、「レイアウト」タブをクリックし、ハイフネーション」の右下にある小さな□をクリックします。

すると「ページ設定」が現われ、行数を選択できるようになるでしょう。また、このページで文字数を調整すると、一文字ずつの間隔を変えられます。レイアウトを確認しながら、読みやすくなるように調整しましょう。

箇条書きと段落番号で読みやすい文書に

要点をまとめるときには、Word文書の箇条書き機能と段落番号機能を使うと、大変便利です。

箇条書きは「ホーム」タブの真ん中にある「●＿●＿●＿」とあるタブ、段落番号はそのすぐ右隣にある「１＿２＿３＿」のタブです。行頭の記号は自由に選択できるので、ありきたりな記号に飽きている人は工夫してみてもいいでしょう。

画像挿入の便利な方法

文書に1枚でも画像が入っていると、インパクトが大きく変わります。より具体的なイメージを抱かせるために、適時画像を挿入することをおすすめします。

パソコンに保存している画像をWord文書に挿入する場合は、「挿入」タブから「画像」をクリックしましょう。希望する画像を選択して「挿入」ボタンを押すだけで貼り付けられます。

また、オンラインサイトから画像を引っ張ってきたい場合は、「挿入」タブにある「オンライン画像」をクリックしましょう。検索キーワードを入れると結果が表示されるので、好きな画像を選びましょう。ただし、この場合は著作権に触れないように確認した上で選ぶようにしてください。

ナビゲーションシステムでスムーズに移動

Word文書を社内のパソコンで共有する場合、ナビゲーションシステムをつけると大変親切です。ナビゲーションシステムでは、文書全体の構造を確認できたり、読みたいと思う項目にすぐに移動できたりするので、忙しい人には喜ばれるでしょう。

ナビゲーションシステムを付ける場合は、「表示」タブを選択し、「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れます。こうすると左横に見出しがすべて表示されます。

ただし、見出しを「アウトライン」で設定していなければ、見出しが表示されません。アウトラインはホームタブの段落欄から「1,2,3」とかかれたボタンをクリックして、段落を整えましょう。

目次を自動作成して見やすく

長文のWord文書である場合、目次があると便利ですよね。しかし、見出しをすべてコピペするだけでも結構な作業量ですし、抜け落ちてしまう可能性もあります。

そこで利用したいのが「参考資料」タブにある「目次」機能。▼ボタンを押すと自動目次作成1と2の2パターンがあり、あっという間にもくじが作られます。

校正機能で誤字脱字をなくす

どんなに立派な文書でも誤字脱字があるだけで、台無しになってしまいます。そのようなミスを防ぐために、ワードの校正機能を最後に使うことをおすすめします。「校閲」タブから「スペルチェックと文章校正」をクリックするとすぐに校正が行われます。

しかし、行われた校正は必ずしも正しいと限らず、見落としがある場合があります。必ず自分でも一度は見直すようにしましょう。

まとめ

Word文書にはさまざまな機能がありますが、気づくことなく使っている人も多いでしょう。少しの工夫を凝らすだけで、想定以上にきれいで読みやすい文書ができあがります。きちんとした文書はそれだけで評価されるので、社内文書を作成する機会の多い人は、一度チャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

あのね