社内文書がサクサク作成できる！早く書き上げるコツを解説

報告書や企画書・稟議書など、社内文書を作成する機会は意外と多いものです。

急に上司から作成を命じられたものの、書き方がわからずに困った経験がある人は多いのではないでしょうか。

煩わしい文書作成作業ですが、コツを掴めば短時間でできるようになり、業務効率化にもつながります。

今回は、文書作成が苦手という方向けに、文書を早く書き上げるコツを紹介します。

文書を早く書き上げる6つのコツとは？

文書を書くときには、以下の6つのコツをつかんでおくと、早く書けるようになります。それぞれのコツをしっかり理解しておきましょう。

いきなり社内文書の作成を命じられても、慣れていなければ何を書けばいいのか分からず、戸惑ってしまう人がほとんどでしょう。自己流で書いた結果、見当違いなものになってしまう可能性もあります。

社内に規定のフォーマットがあれば、それを活用しましょう。社内文書は大抵どの会社でも形式が決まっているので、自分が求めている文章に近いものを見つけられます。

フォーマットがない場合は、書籍やインターネットを使ってそれぞれの文書のお手本を探してみましょう。それに習って書いていけば、かなり作成しやすくなるはずでしょう。慣れてくると、次第に自分なりのアレンジを効かせて書くことができます。

文書作成が苦手な人がいきなり文章を書くと、構成にまとまりがなく、結局何を伝えたいのかわからない文章になってしまいがちです。

社内文書は「簡潔に、わかりやすく」書くことを求められますので、文章を書き始める前に何をどの順番で書くのか、箇条書きにしてまとめると文章の構成が立てやすくなります。書き忘れを防ぐにも効果的です。

遠回りに思えるのかもしれませんが、箇条書きにしてまとめてから書くと、頭もすっきり整理されて、文章作成に必要なものが見えてきます。

文書作成はかなり頭を使う作業で、集中力も必要とされるため、決して「ながら作業」でできるものではありません。途中で横やりが入ると集中力が途切れて、いちからやり直しになる可能性もあります。

社内ではなかなか難しいことかもしれませんが、文書を作成するときはなるべく作業に集中し、電話が鳴ったり声をかけられたりしても、緊急時以外はなるべく後に回してもらいましょう。集中力が途切れると、誤字脱字も発生しやすくなります。

文書を書き始めたら、最初からパーフェクトな文書を書かなければならないと考えてしまう人が意外と多いようです。

しかし、一発で完璧な文書を作らなければと意気込むと、プレッシャーがかかって、何をどのように書けばいいのかわからない、という事態に陥りがちです。

書けないことでさらにプレッシャーがかかり、その結果さらに書けなくなる…という悪循環を招くことになります。

文書を作成するときには、最初からパーフェクトを目指す必要はありません。まずは、事前にまとめた箇条書きを基にして、思いついたことをどんどん書いていきましょう。この段階で誤字脱字や「てにをは」のミスがあっても構いません。かしこまった言葉ではなく、話し言葉で書いてしまってもいいでしょう。

最初から最後まで一旦書き終わったら、できれば声を出して読んでみて加筆修正していきましょう。これはいわゆる「校正」と呼ばれる作業です。

読み直せば直すほど、不自然な文章の流れや加筆すべき点、反対に削除すべき点が見えてくるでしょう。最終的に文書を手書きで作成する人も、校正を簡単にするためにこの段階ではパソコンの使用をおすすめします。

ほとんどの社内文書はパソコンで作成します。当然のことながら、タイピングが早いほど文字の打ち込み時間も短縮化されるでしょう。

タイピングの練習ができるオンラインサイトもあるので、苦手意識がある人は毎日10分だけでも練習することをおすすめします。慣れれば、タイピングのスピードがぐんと上がりますよ。

フォーマットをマネすれば、ある程度誰でも文書作成できるようになりますが、それでも日常的に文書を目にしているライターと比べると、作成時間が圧倒的にかかります。スポーツや音楽の上達に練習が欠かせないように、文書を書く作業にも日常的な練習が必要です。

文書を書くことに苦手意識がある人は、ブログを書いてみたり、たくさんの文書に触れる機会を作ったりしてみてはいかがでしょうか。何気ないことのように思えますが、日々文章に向き合うことで、少しずつ書くコツをつかめるようになります。

社内文書の作成は雑務と思われがちですが、今後の仕事の方針を示す大切な作業です。適当に作ってしまうと、社内で情報共有できなかったり、書き直しになってしまったりする可能性があるので、コツをつかんで上手に作成することを心掛けましょう。

文書を上手に書けるようになると、語彙力やコミュニケーション能力を大きく高められるでしょう。苦手意識を感じている人は、まずお手本を探すところから始めてみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

らいたろう