会社情報
株式会社ジム
〒102-0074 東京都千代田区九段南4-7-22 メゾンドシャルー407
TEL:03-3230-3722 FAX:03-3230-4327
- 設立
- 1981年
- 資本金
- 1,000万円
- 従業員数
- 17名（グループ含む）
- 取引銀行
- みずほ銀行（市ヶ谷支店） 三井住友銀行（飯田橋支店）
- 事業内容
- グラフィックデザイン
- WEBデザイン
- 映像制作
- 展示会装飾デザイン
- HP
- https://www.gym-ts.com/
Chatwork、Slack、エバーノート…。ビジネスコミュニケーションツールはどんどん増えてきて、積極的に使われるようになってきています。でもどんなツールがどんなシチュエーションで活躍するのか、分からないこともあるでしょう。
そこで今回は、シチュエーション別に使うべきビジネスツールを紹介します。
会話を円滑にするコミュニケーションツール
リモートワーカーにとって、社内の人間やクライアントと連絡を取れるコミュニケーションツールはマストです。メールよりもずっと手軽に連絡を取れるツールを紹介します。
Chatwork（チャットワーク）
Chatwork株式会社が提供しているChatworkは、日本で最も浸透しているといっても過言ではないチャットツールです。チャット感覚でやり取りできるため、特にリモートワーカーから圧倒的な支持を得ています。
音声動画やビデオ動画によるオンラインミーティングや、画像やファイルのアップロードができるのも人気の理由です。タスク管理もできるため、スケジュール管理もばっちりです。日本人に合った仕様で、初めての人も簡単に使えるでしょう。
Slack（スラック）
Chatworkと同じコミュニケーションツールであるSlackですが、こちらはアメリカを本部とするSlack社が開発したツールであるため、英語仕様が基本です。そのため、少々使いづらさを感じますが、世界中に浸透しているため、海外の人とのやり取りが多い人にお勧めです。
また、Microsoft office製品やGoogle カレンダーと結び付けられる点は大きなメリットといえるでしょう。ソースコードやオフィスデータなどを送受信し、データを送れるのでエンジニア向きのツールともいえます。プロジェクトやクライアントごとにスレッドを作れる点は、Chatworkと共通です。
Workplace by Facebook（ワークプレイスバイフェイスブック）
Workplace by Facebookは、Facebook社が提供するコラボレーションツールです。こちらは社内のイベントなど、ちょっとした情報を共有するときに大変便利。Facebookを使ったことがある人であれば、簡単に使えます。
グループごとにコミュニティを作成できるので、仲間同士のイベントの予定も共有可能です。導入費用は無料で、プレミアムプランにすると管理者機能やセキュリティが加わります。どちらかといえば社内でのコミュニケーションツールにおすすめです。
文書の保管や共有に役立つビジネスツール
ドキュメントを共有したり保管したりする場合も、ビジネスツールを使えば簡単です。アメリカ発で日本でも浸透しつつある2つのツールを紹介しましょう。
Dropbox（ドロップボックス）
アメリカのDropbox社が提供しているDropboxは、オンラインストレージサービスの代表的存在です。Dropboxでは、ファイルの保管や共有を複数人で簡単にできるところがポイント。複数の文書を社内外で共有したいとき、こんなに便利なツールはないでしょう。
このツールがあれば、メールやチャットツールでわざわざファイルをアップロードする必要もなくなります。ユーザーごとの権限設定ができるうえ、データの遠隔削除機能もあるため、情報保護は万全です。
Evernote（エバーノート）
あちこちにメモ書きしていたものを一括管理できる便利なツールが、Evernoteです。Evernoteには文字だけではなく、画像や位置情報も記録でき、保管したメモも一発検索できます。ベーシックプランであれば無料です。
複数の人間と共有できるため、プロジェクトの立ち上げ時にあると非常に便利。Googleドライブとの連携もできます。
事務作業に役立つビジネスツール
経費の申請や請求書提出など、事務作業でもコミュニケーションをとることが多いものです。そんなときに役立つビジネスツールを紹介します。
Eight（エイト）
名刺がたくさんたまってしまって、いざ使おうと思ったときに見つからないということがありませんか？Eightは膨大な量の名刺をオンラインで管理できるツールで、必要なとき簡単に引き出せます。
使い方はとっても簡単で、名刺をスマートフォンカメラで撮影するだけで自動的に保存されます。保存された名刺はリスト化されて、検索をかければ必要な情報がすぐに見つかります。自分のプロフィールをWeb上に公開して、会社の情報を発信することも可能です。基本機能は無料なので、試しに取り入れてみてはいかがでしょうか？
SmartHR（スマートエイチアール）
請求書や契約書など、社内で共有しておきたい事務書類は意外と多いものです。これらの書類は紙で印刷して保管するイメージが強いですが、実は人事労務ソフトを使えば社内で簡単に共有できるのです。
SmartHRは、給与や契約書など社内の人事情報をクラウドで管理できる安心ソフトです。従業員から簡単な情報を聞くだけで、役所への提出書類が簡単に作成できるため、煩わしい確認や提出作業を短縮できます。従業員が5名以下であれば無料、電話サポート付きの有料プランもあるので、自社に合ったスタイルで取り入れるようにしましょう。
まとめ
社内で煩わしいやりとりや無駄な会議をしなくても、オンライン上で簡単に情報を共有できるようになってきました。余計な作業に時間を取られていた人も、これらのツールを使えば大幅に時間を節約できるのではないのでしょうか。
働き方改革が進んで残業規制も多い昨今、便利なビジネスツールを積極的に使って、労働時間の短縮化に取り組んでみましょう。
