上司に提出する前に！簡単にできる書類見直し作業のポイント

上司に提出する書類は誤字脱字だけではなく、ひとつのミスもない完璧な状態にして提出するのがマナーです。しかし、多忙な業務の中で作成する書類はどうしてもミスが発生しがちであるため、提出前には必ず見直し作業を行いましょう。今回は簡単にできる見直し作業のポイントを紹介します。

まず知っておきたい「校正」と「校閲」の違い

文章を見直し、誤りを正す方法には「校正」と「校閲」の2つがあります。過去に「校閲ガール」というドラマが放送されていたので、言葉だけは知っているという人が多いかもしれません。「校正」と「校閲」は似て非なるものです。わかりやすく比較すると

校正…誤字脱字や表記ゆれなど日本語が適切に書かれているかどうかをチェックする作業

校閲…文章に書かれている内容が正しいものであるかどうかをチェックする作業

です。見直しは主に校正作業に当たります。たとえ文章の内容が正しくても、誤字脱字があると書類の完成度はがくんと落ちるため、校正は非常に重要な作業なのです。

パソコンで作成した書類の見直し方

Word文書で書類を作成した場合は「校閲」機能でスペルチェックをすると誤字脱字や言葉の重複をすぐにチェックできます。誤字脱字や誤った日本語の使い方には下線が入るので、すぐに間違いに気づけるでしょう。また、校閲機能では表記ゆれチェックもできるので、全角・半角やカタカナ用語の表記を統一することができます。

より丁寧なチェックを行う場合には「日本語校正サポート」というサイトにコピーしたテキストを貼り付けてチェックしましょう。誤字脱字はもちろん、難読漢字や当て字、略語なども指摘してくれるので、文章を書く上での参考になります。「日本語校正サポート」以外にも「PENYA」や「so-zou.jp」などの校正サイトも人気です。

手書きで作成した書類の見直し方

パソコンで作成した書類は簡単に校正ツールを使えますが、手書きで作成した書類にはなかなか使えませんよね。そこで、この章では手書きで作成した書類の見直し方法を紹介します。また、パソコンで作成した書類でも、手書きで作成した書類と同じチェックを行うことでより質の高い書類が完成するでしょう。

読み上げてチェックする

書き上げた文章は一度声に出してチェックしましょう。文章を目で追うだけだと、どうしても読み急いでしまい、見落としてしまうこともあります。

そのため、必ず一度はゆっくり音読をして誤字脱字がないかをチェックしましょう。音読をすると誤字脱字だけではなく、文章のリズムが悪い部分や、まどろっこしい言い回しにも気づくことができて、最終的に文章力の向上につながります。

他人にチェックしてもらう

自分で書いた文章は先入観があるため、どうしてもミスを見落としてしまいがちです。できれば第三者にお願いして、書類の内容を確認してもらいましょう。誤字脱字だけではなく、内容に対する客観的なアドバイスももらえるはずです。

事前にチェックリストを作っておくと便利

頻繁に作成する書類であれば、これまでの経験から見落としがちなミスや自分の文章のクセ、間違いやすい専門用語などをリストに起こしておくといいでしょう。文章校正が格段にスムーズになります。

チェックリストに入れておきたいポイントは以下の通りです。

文末表現を統一しているか

上司に提出する書類では一般的に「ですます調」を使います。基本的に体言止めは使わないようにしましょう。文末表現で気を付けたいのは「～ます。～ます」や「～です。～です」などの重複です。3回以上重なると幼い印象になるので、「ですます」以外にも「～でしょう」や「～でした」を使うなどしてリズムをよくしましょう。

句読点の打ち方

句読点はしかるべきところに置いているかどうかも確認しましょう。読点は文末につけるものでわかりやすいですが、句点を置く場所に明確なルールがないので少しわかりにくいです。文章のリズムをつかみ、息継ぎする場所に置けるように音読してみましょう。それでもわからない場合は、大体15文字ごとにひとつの句点をつけるようにしましょう。

一文の長さをチェック

一文ごとの文章が長いと、格段に読みづらくなります。一文の長さは大体50～60文字前後、どんなに長くても80文字程度におさえましょう。読み返して長いと感じた場合は2文に分けるか、不要な部分を削除して簡潔にまとめましょう。

遠目で見た場合の見栄えをチェックする

書類の内容はもちろんのこと、ぱっと見の美しさも意外と重要です。どんなに内容が良かったとしても、汚い字や乱れたレイアウトは読む気を失くしてしまいます。

文章は段落ごとに改行して適度に余白を取り入れているか、パソコンで作成した資料の場合レイアウトや書体が統一されているか、文頭がきちんとそろっているかどうかを確認しましょう。

具体的な内容は特にしっかりチェックする

書類の内容の中でも、特に金額や日程、量を表す数字はしっかりとチェックをしましょう。固有名詞や最終的な結論も書類の要となるため、重点的にチェックをしてください。細かいミスは許してもらえたとしても、数字や固有名詞にミスが生じると取り返しのつかない事態が起こり得ます。

まとめ

パソコンでも手書きでも、作成した書類に起こりがちなミスはあります。それぞれの特徴を理解した上で提出前は必ずチェックしましょう。

事前のチェックももちろん大切ですが、提出期限に余裕を持って書類を作成しておくと、ミスを防げる可能性が高まります。重要な書類であるほど早めに仕上げるようにしましょう。

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この記事を書いた人

あのね