ミスを指摘する時はどうする？上手な伝え方4つのポイント

「ミスを指摘したら、人間関係がこじれてしまった。自分は間違っていないのに…」と悩むことはありませんか？

確かに、貴方は正しいことをしたのでしょう。

しかし、正しいというだけでは不十分な場合もあります。ミスの指摘に対して腹が立つのは、たいてい「自分が否定された」と感じる時です。

たとえ、相手を否定する意図がなかったとしても、「間違っている」という「正しい意見」は、場合によっては「（貴方が）間違っている」という人格否定の言葉に聞こえてしまいかねません。

ミスを指摘された相手にとって、正論を受け入れることと感情を受け入れることは、全くの別問題です。ただ正論を伝えるだけでなく、相手の感情に配慮した上で正論を伝えることが、ミスを指摘する重要なポイントです。

では、どうすれば相手の感情に配慮しながら、ミスを指摘できるのでしょうか。この記事では、ミスを指摘する際のポイントについて解説します。

相手を怒らせずにミスを指摘する4つのポイント

人間関係を悪化させることなく相手のミスを指摘するには、以下の4つのポイントがヒントとなります。

相手の状況を思いやる

ミスを指摘する前に、相手の置かれている状況を想像してみましょう。

「資料作り、大変だったみたいだね。悪いけど、この部分もう一度確認してもらえる？」というように、なぜ相手がミスしたのかという原因まで考えます。

ひょっとしたら相手は大変な状況下で、切羽詰まっていてミスをしたのかもしれません。

そこまで考えると自分の心にも余裕が生まれてくるので、頭ごなしにミスを指摘する事態は避けられます。

「ここ、直して」「これ間違ってるよ」と結果だけを伝えるより、相手に共感ができていると思いませんか？

言っていることは大して変わらないのに、相手の状況を思いやるだけで言葉の持つイメージが大きく変わります。

「自分が言われたら？」を想像する

ミスをするのも人間なら指摘するのも人間です。

時には怒りに任せてミスを指摘してしまうこともあります。

自分が言われて腹が立つ言い方は、他人だって腹が立つものであり、いい結果にならないことは明らかです。

自分が言われたらどう思うのかを想像するのは、怒りに任せないための1つの予防線です。

咄嗟の時ほど勢いでやってしまいがちですが、一旦ぐっとこらえて立場が入れ替わった場合を想像してみましょう。

相手のせいにしない

例えば電話にでる時、なかなか聞き取れなくて「ちょっと声が小さくて聞き取りづらいですね」などと言ったりしていませんか？

できる人はこういうとき「電話の調子が悪いみたいです。もう少し大きい声で話してもらえませんか？」という具合に話します。

たとえ、相手の声が本当に小さかったのだとしても、「貴方のせいだ」という空気を作りません。

「原因は他のところにありますよ」と示すことで、相手に嫌な思いをさせないのです。

文末に肯定の言葉を使う

ミスの指摘には、たいていマイナスのイメージがつきまといます。

時には、意図せずとも相手の人格否定に繋がってしまうこともあるのです。

肯定の言葉を加えると、マイナスイメージを緩和できます。「ここは間違っているけど、全体的にはよくできてるよ」など。

ミスを指摘すると同時にいいところも見つけてあげれば、悪いイメージにはなりにくいのです。

ただし「全体的によくできてるけど、ここ間違っているよ」というように、後ろに否定の言葉を持ってくるとマイナスイメージのほうが強くなってしまいます。

日本語は構造上、出だしよりも文末のほうが重要だからです。ミスを指摘した後で肯定の言葉を使うのがポイントです。

部下への指摘！上司はどうする？

部下とはいえ、相手は感情を持った人間です。上司が部下へ指摘するとき、どのような点に注意すると良いのでしょうか。

相手を気遣いながら指摘する

どのようなミスの指摘の仕方をするにしろ、気遣いができるかどうかが大きなポイントです。

「君にしては珍しい失敗だね。何か急いでいたり、体調崩したりしてない？」と、部下のプライドをくすぐりつつ、さり気なく相手にも気配りしてみましょう。

新人が相手だったら、「ここは誰しもミスしやすいところだから。しっかりメモして、次は気をつけてね」と、ミスをしても逃げ道を用意しておくのもいいかもしれません。

業務の流れを振り返る

同じミスが何度も続く場合でも、個人の能力が原因だと考える前に、業務の進行の仕方に問題がないか確認してみましょう。

「同じところで躓いているようだけど、対策は何か思いつてる？困ったら相談して」というように、ミスを追及するよりも対策について焦点を当てたほうが建設的です。

時には、真剣に怒ることも大事ですが、気遣いが示せると部下も安心できるのではないでしょうか。

上司への指摘！部下はどうすればいい？

部下が上司に指摘する場合でも、事情はそれほど変わりません。相手のほうが立場が上であろうと気遣いを示すことが重要です。

部下にプライドがあるように、上司にだってプライドはあります。

「自分の記憶違いかもしれないんですが…」などと切り出せば、上司のプライドを傷つけずに済みます。

また、「ここはこうしたほうがいいかと思いますが、どう思われますか？」という具合に、ミスの指摘ではなく提案や相談にしてしまう方法も考えられます。

さまざまなシチュエーションでの指摘

指摘をするシチュエーションはいろいろありますが、場面ごとにどのような指摘をすると良いかを考えてみましょう。

簡単なミスの場合はどうするべき？

簡単にミスの場合は、なるべく簡潔に指摘するのが良いでしょう。

あまり長々と指摘すると相手にうんざりされるばかりか、周囲もその雰囲気を感じ取ります。

「（たかが）ちょっとしたことで、そこまで言うか」というわけです。

簡単なミスなら完結に伝えて手早く済ませるぐらいでも相手には十分伝わります。

ねちっこい追求は避けたほうが、後々まで尾を引いてしまうことがありません。

メールでミスを指摘する場合は？

メールでミスを指摘する場合、断定的な表現を避けるようにするのがおすすめです。

「ファイルが添付されていません」など断定的な表現はきつい表現になってしまいます。

「ファイルが添付されていないようです」という具合に、断定表現を避けることで柔らかい口調で伝えられます。

付箋などを使う場合は？

付箋などを使ってミスを指摘する場合、相手への気遣いを行う一言を添えるのがおすすめです。

ミスの箇所を指摘するだけでなく「細かいところまで悪いけど、付箋の部分をもう一度確認してくれる？」など一言添えたほうが丁寧です。

口頭で説明しきれない場合などで付箋は重宝しますが、ミスの指摘だけに終始しないことが重要です。

一言メッセージを付け足せるかどうかで、印象が大きく変わります。

まとめ

人間関係を壊すことなくミスを指摘するには、状況や立場が違っても相手への気遣いができるかどうかが大事です。

気遣いは、空気を悪くしないための知恵と言えます。

これができるかどうかで、周囲の評価は大きく変わってきます。

どれほど自分の意見が正しかったとしても、独りよがりにはならないようにしたいものですね。

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この記事を書いた人

らいたろう