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会社情報

株式会社ジム

〒102-0074 東京都千代田区九段南4-7-22 メゾンドシャルー407
TEL:03-3230-3722 FAX:03-3230-4327

設立
1981年
資本金
1,000万円
従業員数
17名(グループ含む)
取引銀行
みずほ銀行(市ヶ谷支店) 三井住友銀行(飯田橋支店)
事業内容
  • グラフィックデザイン
  • WEBデザイン
  • 映像制作
  • 展示会装飾デザイン
WORKS
HP
https://www.gym-ts.com/

2020.6.22

リモートワークはコミュニケーションが命!管理職が注意すべきポイントは?

新型コロナウイルスによる外出自粛要請をきっかけに、リモートワークを導入する企業が目立って増えるようになりました。すでに取り入れているという人も多いのではないのでしょうか。しかし、リモートワークはオンオフの切り替えが難しく、コミュニケーション不足になってしまうことも。そこで今回はリモートワークで起こりがちなコミュニケーショントラブルと解決策を紹介していきます。

 

リモートワークやテレワークで起こりうるコミュニケーショントラブル

通勤時間や服装規定がなく、自由な印象のあるリモートワークですが実は自由であるがゆえに発生するトラブルもあるのです。ここでは一般社員だけではなく、管理職やマネージャー職の方にも知っておいていただきたい代表的なトラブルを紹介します。

 

①社外の人間との間に起こるコミュニケーション不足

クライアント下請け業者、そして自社のお客様など、私たちは普段多くの人とかかわりあっています。それらの人とは会社訪問をしたり、電話をかけあったりすることで半自動的にコミュニケーションの機会が発生しているのです。

しかし、リモートワークになるとこのような接触が極端に少なくなります。むろん、電話やメールで連絡を取り合うことができますが、実際に顔を合わせていないとどうしても疎遠になりがちです。

少しずつコミュニケーションの機会が減ると、知らず知らずのうちに大きな契約を取り逃したり、決まりかけていたプロジェクトが自然消滅してしまったりすることがあります。

 

②社内の人とのコミュニケーション不足

普段社内の人と何気なく取っている雑談は、実は人と人との距離を縮めているものであり社内の人間関係を円滑化しています。不必要に見えて実は非常に重要なものといえるでしょう。そんな何気ない雑談もリモートワークとなれば完全に断絶されてしまい、孤独感を覚える人も少なくありません。こうした孤独感は仕事のモチベーションを低下させ、ひいてはパフォーマンスを低下させてしまうおそれがあります。しばらく他の社員の様子を把握できていないという管理職・マネージャー職の方は注意が必要です。

 

③PC監視サービスによるコミュニケーショントラブル

仕事場所と自宅が同じだと、プライベートのオンオフを切り替えるのが難しいものです。リモートワークに慣れていない人であればなおさらでしょう。社員がきちんと働いているかどうかPCカメラを使って監視できるサービスもありますが、これだとかえって社員が息苦しさを感じてしまったり、プライバシーの侵害で不快な想いをしたりするおそれがあります。

 

④コミュニケーション不足による評価のブレ

リモートワークが中心になりコミュニケーションが不足すると、どうしても上席者はアウトプットだけで部下を評価してしまうようになります。部下の普段の働きを目にすることができず、結果だけで判断することになるとこれまでの評価と基準がずれてきてしまいがちです。「正当な評価が下されなかった…」と部下が感じてしまうと、モチベーションの低下につながるので注意しましょう。

 

 

コミュニケーション不足を解消して円滑に仕事をすすめる3つのコツ

リモートワークを進めるなかで、少しずつ社員の足並みがそろわなくなってきた…ということがないように3つのポイントを押さえておきましょう。

 

①定例ミーティングを必ず行い業務の進捗を確認する

人に見られていないと、どうしても仕事への集中力が緩みがちです。顧客への連絡をまったくしていなかった、やるべき業務が後回しになっていたということがないように上席者が率先して定例ミーティングを開き、全員の進捗状況を確認することが大切です。

口だけの報告にならないように、エビデンスを用意させることも有効でしょう。

定例ミーティングにはZoomやハングアウトなど、相手の顔を確認できるコミュニケーションツールの利用がおすすめです。

 

②雑談チャットを用意する

何気ない社員同士の雑談も大切です。ちょっとした雑談から社員の心情をおもんばかることができます。業務連絡以外にもコミュニケーションを取れる雑談部屋を作ったり、オンライン飲み会を実施したりすると相手の状態を理解できるようになります。ただしあまり頻繁に行うと参加率も低くなるので、ほどよい間隔をあけて開催するようにしましょう。

 

③明確な評価基準を設ける

PC監視サービスをつけるとかえって社員のパフォーマンスが低下してしまう可能性があるので、わざわざつける必要はありません。その代わり、明確な評価基準を設けてあらかじめ社員に提示することをおすすめします。働いている姿が見えないため、アウトプット重視になることを社員に説明したうえで、業務目標や数字を設けると社員も目指す方向が見えてくるでしょう。リモートワークで多少コミュニケーションが減るのはやむをえませんが、適切な評価をする姿勢を示すことで社員のモチベーションはまた変わってきます。

 

 

まとめ

新型コロナウイルス騒動がおさまったとしても、このトラブルをきっかけにリモートワークは今後さらに浸透していくのではないかと予想されています。そうなった場合、これまでの働き方の常識を一旦見直し、方向転換をはかっていく必要があります。しかし、どんな働き方であってもコミュニケーションは人間に欠かせないものです。上席者が積極的に対策を取ることで、社員は新しい働き方に慣れていくのではないのでしょうか。


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