信頼を得られるビジネスメールのポイントとは？書き方の例も紹介

「ビジネスメールの作成が苦手で…」

ただでさえ忙しいのに、送信しないといけないメールが大量に。

とにかくマナーに気をつけようと何度も確認してようやく送信。

「ふう…」とため息をついて時間をみたら「もうこんな時間!?」と、やきもきしたことはありませんか？

もっとメールを早く送れるようにしたいと思いますよね。

ビジネスメールはやはりマナーが気になるものですが、難しく考えることはありません。

ビジネスメールの基本型と、ちょっとしたコツさえ覚えておけば、あれこれと悩む必要はなくなります。

すぐに実践できる内容なので、知っておいて損はありません。

「少しでもいいからビジネスメールの書き方が知りたい！」という方に、ぜひとも読んでもらいたいと思います。

必要なのは、たった今５分程度の時間をいただくことだけです。

ビジネスメールの基本型

ビジネスメールには、基本とする書き方（構成）があります。

一般的なビジネスメールは、「宛名・挨拶・名乗り・要旨・詳細・結び・署名」で構成されています。

具体例をもとに、詳しく見ていきましょう。

宛名

TO：株式会社○○　○○様

件名：安田です。○○についてのご連絡です。

宛名でのポイントは、件名を「氏名＋具体的な要件」にすること。

本文を見なくても誰がどんな用件でメールを送ってきたのかが相手に伝わります。

件名は、メールの重要度を相手に把握してもらうために付けるものと考えましょう。

必ず返信が必要な場合は、懸命に「【要返信】」などと【】を使って強調するのも有効です。

挨拶・名乗り

株式会社○○

企画部部長

山岡○○様

お世話になっております。

株式会社〇〇の安田です。

まずは「会社名＋部署名＋役職＋氏名」を書きます。

まだ親しくない間柄であれば、相手の氏名は略さずにフルネームを記入したほうが丁寧です。

また、挨拶と名乗りの「お世話になっております。○○です」という部分は、「〇〇です。お世話になっております」など順序が逆になっていても問題はありません。

しかし、毎度毎度、同じ挨拶を繰り返すのも考えもの。

相手との間柄を考慮したうえで、「○○です。お疲れ様です」などと応用できるようになると、同じ挨拶でも相手の印象は変わるでしょう。

要旨

○○についてのご連絡です。

挨拶を済ませたら、メールの要旨を伝えます。

メールを送った理由や目的を相手に認識してもらうためです。

ビジネスはスピード感を持って取り組む必要があるので、まず先に結論を伝えることが要求されます。

詳細

内容　　○○企画での打ち合わせ

日時　　○○年○月○日（月）　14：00～

場所　　○○株式会社第3コミュニティルーム

対象　　○○企画部メンバー

結論を伝えたら、詳細を伝えて補足します。

詳細をわかりやすくする方法の一例としては、箇条書きを使う方法があります。

箇条書きではなく文章で伝える場合は、

「what=何を、when=いつ、where＝どこで、why＝なぜ、who＝誰が、whom＝誰に、how to＝どのように、how many＝どれくらい、how much＝いくらで」

の6W3Hを意識して伝えましょう。

結び

よろしくお願いいたします。

結びの挨拶としては、「よろしくお願いいたします」が最も使われやすいでしょう。

意味合いとしては、念押しといったところ。

本文の内容に合わせて、「ご確認よろしくお願いいたします」「ご検討よろしくお願いいたします」などと使い分けます。

署名

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

株式会社〇〇　○○部　安田○○

〒000－0000

東京都○○区○○○○○○○○　○○○○ビル6F

電話　03-○○○○-○○○○

メール　○○○○○＠○○.jp

URL　http://www.○○○○○○.jp

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

最後に署名をします。

会社名＋部署名、名前、郵便番号＋住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、URL（会社のウェブサイトURLなど）を記載するのが一般的です。

いつなら連絡がつきやすいかわかりやすいように、営業時間や定休日などを記載することもあります。

わかりやすいビジネスメールを書くためのポイント

一文はなるべく短くする

誰でもすぐにわかりやすいビジネスメールを書くテクニックとして、なるべく一文を短くする方法があります。

以下の文章は、長くわかりくい文章例です。

日本語は、構造的に一番言いたいことが文章の末尾にやってくるので、文章が長くなればなるほど何を言いたいのかわかりにくく、長文は時には相手に伝わらない文章になってしまう恐れがあり、一文を短くすることが大事なのです。

これは、言いたいことを全部いっぺんにまとめてしまうケースです。

上記の文章を読んで、わかりやすいと思えますか？

これは、情報不足を避けるために、なるべく詳細に伝えようと頑張るほど陥りやすいミスと言えます。

文章では、短く区切ったほうが相手にもわかりやすいのです。

句点、つまり「。」を増やすだけで、読みやすさは劇的に変わります。

日本語は、構造的に一番言いたいことが文章の末尾にやってきます。

文章が長くなればなるほど、何を言いたいのかわかりにくいのです。

長文は、時には相手に伝わらない文章になってしまう恐れがあります。

一文を短くすることが大事なのです。

どうでしょう？

何を言いたいのか伝わりやすくなっているのではないでしょうか。

伝えたいことが複数ある場合にも、使いやすいテクニックです。

曖昧な表現は使わない

文中にどうとでも解釈できる表現を使うと、齟齬が生じてしまいかねません。

例えば、「なるべく早めにご返信お願いします」という場合を考えてみましょう。

1時間以内に返信してもらいたかったとしても、相手が「なるべく」を1日だと解釈していたらトラブルに発展するのは目に見えています。

原因は、「人によって解釈が異なる可能性のある言葉」を使ったことです。

曖昧な表現を使わず具体的な表現を使うためには、数字を用いることがひとつの解決策。

「なるべく１時間以内にご返信お願いします」と送れば、誤解を与える余地なく伝えることができます（間に合うかどうかは別として）。

数字で伝えたほうが、誰が見てもひとつの解釈しかない伝え方ができます。

相手の気持ちを考えることでワンランク上のビジネスメールに

メールを送って「できる人だな」と思われるには、相手の立場に立ってみることが重要です。

つまり、メールを読んだ相手がどう思うのかを考えるということ。

何も、正確に相手の気持ちを当てる必要はありません。

予想をして、それに対してどう配慮をするのか考えるのがマナーだからです。

ビジネスメールの基本型を押さえておけば、相手から見て奇異に見えるということはまずないでしょう。

そのうえで、

・句点を使って一文は短めに

・数字も交えて具体的に伝える

という二つの方法を駆使すれば、ワンランク上のビジネスメールを送れます。

ネタさえ分かってしまえば誰でも実行できることなので、ぜひ一度試してみてください。

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この記事を書いた人

らいたろう