オンラインミーティング・取材で相手の声を引き出すには？現役ライターがコツを紹介！

新型コロナウイルス騒動によって、以前は対面で行なっていた打ち合わせも、オンラインで実施する機会が定着しつつあります。仕事相手や同僚とのコミュニケーションの場合、オフラインのときにはなかったトラブルを生み出すこともあります。 今回は現役取材ライターが、オンラインでのやり取りで発生しがちな問題点とコミュニケーションをスムーズにするコツを紹介していきます。

オンラインでのコミュニケーションが難しい理由

対面でのミーティングの時はうまくいっていたのに、オンラインではうまくコミュニケーションが取れないこともあります。それでは、なぜオンラインになると、コミュニケーションがとりにくくなるのでしょうか。ここで、オンラインでコミュニケーションがとりにくい理由2点について、解説します。

言葉以外の感情が読み取りにくい

私たちは人とコミュニケーションをとる際に、言語以外の情報を感じ取っているものです。それは声のトーンだったり相手が出す空気だったり、ジェスチャーだったりとさまざまです。それらを敏感に感じ取ってTPOに合った対応をすることでコミュニケーションがスムーズになりますが、それもオンラインとなると読み取れない情報が多くなり、ときとして相手の意図を汲み取れないことも。その結果、コミュニケーション不足を発生させてしまうことがあるのです。

雑談の時間がとりにくい

ちょっとした雑談がなくなることもオンラインコミュニケーションの弱点と言われています。仕事の休憩時間や移動時間、人によっては喫煙所で交わされるちょっとした雑談が仕事のヒントを生み出したり、コミュニケーションを円滑化してくれたりしていましたが、その機会が失われたことで気分転換しづらくなり、仕事のモチベーションが下がってしまったという人もいます。しかし、オンラインコミュニケーションが中心になっても工夫次第で人とスムーズに交流ができるようになります。次章からはそのポイントを紹介します。

雑談チャットで定期的にコミュニケーションを取る

オンラインコミュニケーションが中心になると、自然と職場の仲間と雑談をする機会が減るので、意識的につくることをおすすめします。普段チャットで仕事のやり取りをしているのであれば雑談専用の部屋を作ったり、定期的にZoomなどのツールを使ってミーティングを開いたりするとコミュニケーション不足が解消されます。 仕事の進捗状況を報告し合うことで上司は部下のアウトプットや近況を確認できるので一石二鳥です。

オンラインで取材・取引を行うときのポイント

リモートワークが導入されたことで、取引先ともオンラインでやりとりをする機会が増えたと思います。ほとんどの場合、取材や取引相手は自社の社員ではないことから、いつも以上にオンラインのコミュニケーションに気を配らなければいけません。そのためにはまず事前準備を完璧にしておくことが求められます。

通信環境の準備

オンラインミーティングで最も多いトラブルと言えばやはり通信トラブル。Wi-fiの環境が不安定だったりパソコンの起動が極端に遅かったりするとコミュニケーショントラブルが起きやすいので、要注意です。初めてZoomを使うのであれば、あらかじめ使い方をマスターしておきましょう。

場所選び

取材や商談をする場所選びも重要です。オンラインコミュニケーションというと、どうしても自宅でやり取りしがちですが、あまりに生活感のある背景を映してしまうのはおすすめできません。またカフェなど不特定多数の人が出入りする場所も避けましょう。ノイズが混じって相手の声が聞き取りにくくなりますし、個人情報を漏洩させてしまうおそれがあります。身だしなみにも気をつけて普段の取材と変わらない服装を心がけましょう。

ビデオツールの録音・録画機能の活用

オンラインでやり取りをする時に活用したいのが、Zoomにもついている録音・録画機能です。ICレコーダーを使わなくてもバッチリ録画できるので、取材後に見直して記事を起こしやすくなります。ただしZoomの場合、自分がホストでなければ録音を開始できません。相手の許可なしに録音・録画を始めるのは失礼ですので、必ず許可を取ってから始めましょう。会議が終われば自動的に保存されるので、とても簡単です。

ジェスチャーを大きくして気持ちをきちんと伝える

オンラインの会議や取材で自分の姿を見せるときにも、基本的に画面には上半身しか写りません。私達は普段想像以上に相手の全身から空気を感じ取っているものです。それも上半身しか見えなければ、十分に気持ちが伝わらないことがあるでしょう。 それを避けるためには上半身をフルに使って自分の感情を伝えることが必要です。オンラインコミュニケーションの際にはややオーバーに相槌をうったり、ジェスチャーを加えたりするなどして、自分の気持ちをわかりやすく伝えることをおすすめします。

まとめ

緊急事態宣言が解除されましたが、今後リモートワークはさらに浸透していくと予想されています。現に9割以上の会社がアンケートで「今後もリモートワークを継続する」と答えている様子。新しい働き方に対応するためには、オンラインコミュニケーションツールと上手に付き合っていく必要があります。ここで紹介したポイントを押さえて、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

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この記事を書いた人

あのね