リモートワークを前提にしたわかりやすい社内文書の作り方を解説

リモートワークは、相手の顔が見えるとは限らない環境です。

そのような状況では、社内文書はとにかくわかりやすく伝えることが大事です。

認識に違いがあっても、顔を合わせていないので、その場ですぐに修正することが難しいからです。

では、社内文書をわかりやすくするには、どういう点に気をつけたらよいのでしょうか。

大まかに4つのポイントにまとめました。

社内文書を作る際のポイント

社内文書をわかりやすく作成するための４つのポイントを紹介します。

IT用語は噛み砕く

IT用語を使った社内文書は、いかにもかっこよく見えるかもしれません。

しかし、文書の意味は正確に伝わらないかもしれません。

確かに、用語を使うことは、文書を小さくシンプルにまとめられるという利点があります。

長々とした説明を省いて、一つの単語で済ませられるからです。

ところが、IT用語の意味が、予め社員全員でわかっていなければ、「すごいことを言ってるけどよくわからない、伝わらない文書」になりかねません。

用語は、意味を知っていることを前提にしているのです。

かのアップルのCEOを務めた故スティーブ・ジョブズ氏のスピーチは、シンプルでわかりやすい言葉が使われていたといいます。

アップルと言えば、誰が見たってIT企業のはずです。

もし、ジョブズがIT用語をふんだんに使ったスピーチをしたら、ユーザーはどう思ったでしょうか？

「なんだかすごそうだけど、結局はよくわからない」という印象を抱いたかもしれません。

人間は、難しいことは頭に入らないからです。

だからこそ、IT用語はそのまま使わず、わかりやすい言葉に置き換えてあげることが大事だと言えます。

かっこよく見える社内文書は、ただ「かっこいいという印象だけ」になりかねません。

それよりも、わかりやすく意味の伝わる社内文書であるほうが、よほど活用できるのではないでしょうか。

曖昧な言葉は使わない

曖昧な言葉は、人によって解釈が異なります。

曖昧な言葉とは、例えば「少し」「ほとんど」「だいたい」などの抽象的な言葉のことです。

どのようにでも解釈できてしまう言葉を使うと、相手が誤解してしまう場合があります。

上司「A君。頼んでた案件はいつまでにできる？」

A君「あと少しです」

上司「わかった。頼んだよ」

――1時間後

上司「A君。さっきの案件はできた？」

A君「え？まだですけど！？そんなに急ぎなんですか？」

上司「え？さっき『あと少し』って言ったじゃないか！」

こんなすれ違いが起きたのはなぜでしょうか。

「あと少し」という言葉を、上司は「1時間程度」と考えていたのに対し、A君は「1日程度」と考えていました。

つまり、「あと少し」という言葉の認識が、上司とA君とでは違っていたのです。

A君の「あと少し＝1日程度」という認識は極端だと思うかもしれませんが、問題はそこではありません。

認識の違いは、社内文書でも十分起こりうるということが問題なのです。

こういう事態を防ぐには、なるべく具体的な言葉を使います。

先程の例であれば、A君は「おおよそですが、明日の午前10時頃にはできそうです」などと言えば、より正確に伝わっていたはずです。

上司であれば、「今日の○○時までにできる？」などと具体的な日時を指定してあげたほうが、曖昧な回答を予防できたでしょう。

社内文書も同じように、なるべく具体的な言葉を使うほうが認識のズレを防げます。

期日や役割関係を明確化する

上の「曖昧な言葉は使わない」のと似ていますが、期日や役割などの大事なものは、口頭で伝えるより社内文書に明確に記載しておきます。

大事な情報ほど、「後で見返す」ことがあるからです。

口頭での説明では最悪忘れてしまい、期日や役割がどうなっていたのか、わからなくなってしまう場合があります。

こういうときに「すみません。期日はいつまででしたっけ？」と確認を取るようでは、それだけでも時間を費やしかねません。

また、人間は「忘れてしまう生き物」です。

どれほど大事なことであっても、別のことに気を取られた瞬間「えーっと、なんだったっけ？」と忘れてしまう場合も。

社内文書に明確に記載しておくことは、忘れてしまうことの対策にもなります。

確認するにしても、社内文書を見ればいいので、あまり時間も取らないはずです。

スクショを使う

ツールの使い方を説明したりする場合、言葉だけではどうしてもわかりづらいことがあります。

こういうときはスクリーンショット機能（スクショ）の出番です。

たいていのキーボードは、最上段の右側のほうに「Prt Sc」と書かれたキーがあります。

自分が今見ている画面をスクショして画像データにしましょう。

社内文書に、その画像データを貼り付けて、視覚的にわかりやすくするのです。

さて、日本の夏の風物詩と言えば、目隠しをするスイカ割りがあります。

人の言葉を頼りにスイカを探して棒で割るゲームですよね。

ところが「左！左！もう少し前！ああ、出過ぎ出過ぎ！」などと言われても、スイカの正確な位置は意外と分かりづらいもの。

目隠しをはずして視覚を頼りに探せば、スイカの位置など一発でわかります。

もちろん、これをやるとスイカ割りはゲームになりませんが（笑）

しかし、社内文書では、視覚情報を取り入れることは極めて有効な方法です！

情報は、言葉より見てもらうほうが正確に伝わる場合もあるということ。

「言葉だけでは伝えづらい」と感じる場合は、画像で伝える方法がないか検討してみましょう。

まとめ

今回の4つのポイントは「内容を具体的にする」という点で共通しています。

もう一つ、わかりやすくする秘訣として、「シンプルにする」という方法が挙げられます。

シンプルにすることは、労力も減るので一石二鳥です。

社内文書は、ぜひ当記事を参考に、「具体化」「シンプル」の2点を意識してみて下さい。

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この記事を書いた人

らいたろう