ビジネスチャットツールはもはや必須ツール！メリットと注意点は？

働き方改革が進むにつれて、働き方も見直されるようになってきました。これまでは皆同じオフィスに出勤して、同じ場所で仕事を進めるのが一般的でしたが、リモートワークが浸透してきた今、自宅やコワーキングスペースなどで単独仕事をする人が増えてきています。

そんなとき、社内外の人間とのやりとりで役に立つのがビジネスチャットツールです。

ChatworkやSlackなどさまざまなツールがありますが、どのような違いがあるのでしょうか。今回はそれぞれの特徴とともに、ビジネスチャットツールのメリット・デメリットを紹介します。

そもそもビジネスチャットツールって何？

ビジネスチャットツールでは、連絡相手とやり取りしてコミュニケーションを図ることが可能です。これだけ聞くと「それはメールやLINEでいいのでは？」と思いそうですが、ビジネスチャットツールにはメールや通話アプリにはない魅力があります。

まずは、文章だけではなく重いドキュメントや動画、画像などもサクサク送れてしまうという点。さらに仕事内容はタスク化することで、スケジュール管理が可能です。ツールにもよりますが、Live機能を使って遠く離れている人らともビデオ会議を開催できます。

社内でプロジェクトが立ち上がった場合、メンバーだけを集めたグループを作れるので、情報の共有もしやすくなります。このような点が受けていて、今やビジネスのマストツールといわれるようになってきているのです。

ビジネスチャットツールのメリットは？

ビジネスチャットツールができる前、ビジネスシーンのやり取りはメールが主体でした。しかし、メールを送る場合は件名からはじまり、社名や宛名、時候の挨拶と前置きが長く、一件送るのにもかなり時間がかかっていました。メールマナーがよくわからずに、なんとなく敬遠していた人も多いでしょう。それでは、ビジネスチャットツールのメリット3点を紹介します。

チャット感覚で気軽に連絡できる

しかし、ビジネスチャットツールはその名の通り「チャット感覚」でやり取りしているため、基本的に回りくどい挨拶はいりません。要点だけをまとめて、さっと伝えられるので仕事を効率化できます。また、（使わない方がベターですが）一度誤送信してしまったメッセージは編集や削除できるので、わざわざ送り直す必要もありません。

すぐに気付ける

リモートワークや在宅ワークをしている人は、自分あてのメッセージにすぐ気付けるので、離れていてもまるで一緒に仕事をしているような気分で業務を進められるでしょう。現在リリースされているビジネスチャットツールの8割はスマホアプリも展開しているので、自分あてのメッセージがあればより早く気づけます。

セキュリティが高い

さらに、通話アプリなどと比較するとセキュリティ面もレベルが高いこともポイントです。重要なドキュメントを取り扱うことが多い人は、セキュリティレベルの高いツールを選ぶことで、個人情報をきっちり守れるでしょう。SNSにありがちな「アカウントのっとり」の心配もありません。

おすすめのビジネスチャットツール

現在多くのビジネスチャットツールが出ていますが、ここではその中でも特におすすめの3つのツールを紹介します。

Chatwork

ビジネスチャットツールの代表格として知られるChatwork。リモートワーカーのみならず、大企業の多くもこのツールを採用しています。

Chatworkの魅力はわかりやすいシンプルなデザインとタスク管理機能やビデオ・音声会議機能です。無料で使えるので、これから使ってみたいという人はまずこちらから始めてみてはいかがでしょうか。

Slack

SlackはChatworkと比較するとタスク管理などがわかりにくく、最初は少し戸惑うことも。英語ベースになっているので、英語に苦手意識がある人はとっつきにくいのかもしれません。しかし、Slackは外部連携サービス機能が充実していて、なんと300もの外部機能と連携が取れます。SNSやSkypeを使用する機会が多い人にはおすすめのツールです。

LINE WORKS

LINE WORKSは、言わずと知れた通話アプリ・LINEが展開するビジネスチャットツール。LINEのチャットと連携が取れるので、普段LINEで連絡を取り合っている人と仕事のやり取りをしたいという人におすすめです。掲示板やアドレス帳、カレンダーなどが備わっているのはWORKSならではの魅力。無料プランもあるので、まずは気軽に始めてみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャットツールの注意点

とても便利なビジネスチャットツールですが、注意点がないわけではありません。次に、ビジネスチャットツールを使用する際の注意点を2つ紹介します。

言葉遣いに気を付ける

最初に気を付けておきたいのは言葉遣いです。気軽にやり取りできるため、慣れてくるとどうしても口調がくだけてきたり、そっけない返事になってしまったりすることがあります。やり取りの相手はあくまで人間なので、ある程度きちんとした言葉遣いを心掛けるようにしましょう。書面やメールほど形式的な表現でなくとも、適宜「お疲れさまです」など、相手を気遣う一言を入れてみるといいでしょう。

重要事項の見逃しがある

また、チャット感覚の軽いやりとりでついつい重要事項を見逃してしまうことがあります。そのようなことがないように、重要なメッセージはタスク化しておくことをおすすめします。チャットならではの落とし穴に気を付けて、お互い気持ちの良いやりとりを心掛けましょう。

まとめ

これからさらにリモートワーカーが増えることが予想されています。それに従ってビジネスチャットツールはますます世間一般に浸透していくことになるでしょう。非常に便利なビジネスチャットツールを比較してみることで、自分にぴったりなツールが見つかるかもしれません。上手に使いこなして、相手とのコミュニケーション不足を解消しましょう。

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この記事を書いた人

あのね