Googleドキュメントが“伝えるツール”として人気の理由

MicrosoftのWindowsがパソコンの主流だったころの名残りを受け、今でも文書作成にはWord、表計算にはExcelなど、Microsoft Officeを使っている人が少なくありません。しかし、Macが浸透したこと、さらにさまざまなメリットが注目されて以来、最近ではGoogleドキュメントに乗り換える人が増えてきています。

WordやExcelとの共通の部分も多いGoogleドキュメントですが、どんなところに魅力があるのでしょうか。今回はGoogleドキュメントの使い方から、メリット・デメリットを紹介していきます。

Googleドキュメントとは？

Googleドキュメントとは、Googleが提供するウェブブラウザ内で使用できるオフィスソフトです。Googleアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で利用できます。インストールも不要です。

Googleドキュメントは文書作成ができるワープロソフトと表計算ができるスプレッドシート、またプレゼンテーションと図形編集の4つがあります。

Google文書＝Word、Googleスプレッドシート＝Excelといったところでしょうか。

「それならこれまで通り、WordとExcelでいいのでは？」と思えますが、Googleドキュメントならではのメリットはたくさんあります。次の章から紹介していきましょう。

Googleドキュメントのメリット3選

Googleドキュメントの代表的なメリットは主に3つです。順番に解説していきます。

1.ドキュメントを複数人で同時共有できる

社内の企画書などの資料を共有したいとき、GoogleドキュメントであればドキュメントのURLを伝えるだけで簡単に共有できます。

WordやExcelの場合、一旦文書を保存してメール送信やチャットツールにアップロード、受け取った人はダウンロードして保存…といった手間がかかりましたが、それらの手間を省くことができるのです。

また、文書を開ける人であれば、誰でもその文書に加筆・修正を加えられます。一方的に書きかえることに不安がある場合は、提案モードを使うと修正跡を残せます。複数人による同時作業もできるため、作業時間を大幅に省けるでしょう。

2.細やかな保存機能が備わっている

WordやExcelの場合、一旦上書き保存してしまえば過去の履歴を復元することは基本的にできません。しかし、Googleドキュメントであれば過去の小さな修正部分も履歴機能を使って復元することができます。

会社の企画書で「いったんボツにしたあの部分を、やっぱり採用したい」と思った場合、履歴をさかのぼって、削除する前の状態に戻せるのです。

複数人で文書を共有していると、ひとりが誤って必要な部分を削除してしまったというミスも起こりがちですが、Googleドキュメントはその心配もいりません。

また、WordやExcelの場合、必ずファイル機能の「上書き保存」または「名前を付けて保存」を選択して保存する必要がありますが、Googleドキュメントは自動保存されるので大変便利です。つい保存機能を押し忘れて、せっかく作成した文書が全部消えてしまうという心配はほとんどないでしょう。

ただし、保存されるまで少々のタイムラグが発生することはあるので、終了時には必ず画面上部の中央に出る「変更内容をすべてドライブに保存しました」の表記を確認してから閉じるようにしましょう。

3.Googleとの連携が簡単

GoogleにはGoogleアナリティクスやGoogleカレンダー、Gmailといったさまざまなサービスがありますが、Googleドキュメントを使えばこれらを結びつけることができます。特にメモアプリである「Google Keep」を使えば、スマートフォンで保存したメモをドキュメントに貼り付けて編集することができるので大変便利です。使い方を工夫することで、Googleドキュメントの可能性をどんどん広げられるでしょう。

Googleドキュメントのデメリット

Microsoft Officeにはないメリットが多いGoogleドキュメントですが、デメリットがまったくないわけではありません。

1.基本的にネット環境が必須

最大のデメリットといえるのは、ネット環境が整っていなければページを開けないところでしょう。これはGoogleドキュメントならではのデメリットです。しかし、「オフライン編集」をあらかじめ設定しておくと、ネット環境がなくても一時的に編集することはできます。

2.情報漏洩する可能性がある

また、URLさえ知っていれば誰でも開けて、編集もできてしまうため、情報漏洩が気になることがあるでしょう。この場合、リンクの設定を変更して閲覧・編集可能な人を限定することをおすすめします。

3.Officeよりも機能が限られている

校閲機能や文字フォントの種類数など、Microsoft Officeの方が充実している機能もあります。この辺りはよく見比べて、適材適所で使用することをおすすめします。

まとめ

Googleドキュメントはひとつの書類を複数人で同時共有できるため、必要な情報を必要な人に余すことなく伝えられるでしょう。そういった意味では、最強のコミュニケーションツールといえます。社内で資料を作成する機会が多い人はぜひ採用してみてはいかがでしょうか？仕事の企画書から、社内イベントの広報までさまざまな用途で使えるので、一度使えばきっと手放せなくなるでしょう。

アカウントさえあれば、誰でも簡単に始められる手軽さもGoogleドキュメントならではの魅力です。

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この記事を書いた人

あのね