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会社情報

株式会社ジム

〒102-0074 東京都千代田区九段南4-7-22 メゾンドシャルー407
TEL:03-3230-3722 FAX:03-3230-4327

設立
1981年
資本金
1,000万円
従業員数
17名(グループ含む)
取引銀行
みずほ銀行(市ヶ谷支店) 三井住友銀行(飯田橋支店)
事業内容
  • グラフィックデザイン
  • WEBデザイン
  • 映像制作
  • 展示会装飾デザイン
WORKS
HP
https://www.gym-ts.com/

2020.4.2

テレワークにテレビ会議はマスト!Webで会議をするときの注意点とは?

新型コロナウイルスの感染が拡大し、電通や資生堂などといった大手企業がこぞって在宅勤務を導入し始めています。今後は感染者がますます増加していくのかもしれません。しかし、すべての商談をストップしてしまっては、社会が機能しなくなってしまいますよね。

 

そのような方たちにおすすめしたいのが、Web会議やテレビ会議システムを使った遠隔会議です。2020年に開催予定の東京オリンピックでは、首都圏の交通網の混乱が予想されていますが、遠隔ビデオ会議を取り入れることで外出の機会を減らせるでしょう。そんな遠隔会議を初めて行う際には、いくつかのポイントがあります。今回は遠隔会議の導入を考えている方のために、ポイントや注意点を紹介していきます。

遠隔ビデオ会議の種類にはどんなものがある?

社内の人間や商談相手と直接顔を合わせなくても、パソコンやスマホなどの端末とインターネット環境さえ整っていれば、インターネットを通じてテレビ会議やWeb会議を実施できます。わざわざ会議室に足を運ぶ必要がないため、多忙な方はもちろん、全国に複数の支社や支店を展開する企業や、在宅ワーカーたちに重宝されているのです。

複数の企業がWeb会議やテレビ会議のシステムを開発していますが、特に有名なのはやはりZoomやSkypeでしょう。特にZoomは最大100人体制での会議ができるため、会議だけではなく講演会にも利用できます。

他にも映像と音声が高品質なLoopGateや、アカウントやアプリなしでも手軽に利用できるLite Fresh Voiceなどがあります。無料でできるものから有料のものまで、自分たちに合ったものを選ぶと良いでしょう。録画や録音機能がついていれば会議の内容をそのまま保存・共有できるので、議事録も取りやすいです。

ビデオ会議を始める前に必要な準備
定刻に会議室に集まればよい対面会議とは違って、ビデオ会議ではいくつかの事前準備が求められます。まず会議を開始する前には、必ず資料を共有しておきましょう。この準備をするだけで会議はぐんと進行しやすくなるはずです。また、進行役や書記係など、当日の会議の役割分担を決めておくことも大切。ビデオ会議の場合は、定期的に相槌を打つ役を決めておくとほどよく会議がにぎわい、誰もが発言しやすい環境になります。発言をする順番をある程度決めておくのもひとつの手です。

どのビデオ会議サービスを使うときにでも、主催者やホストを指定しなければいけません。主催者になる人は会議開始の少し前にはビデオ会議室に入っておきましょう。接続に時間がかかる人もいますし、音声状況などもあらかじめ確認しなければいけません。Web会議が不慣れな人ほど、事前準備を十分に行っておきたいものです。

ビデオ・Web会議を行う際の注意点

ビデオ・Web会議を行う際に注意しておきたいポイントは、主に4つです。

①カメラとマイクは万全の体制か
ビデオ・Web会議では映像と音声が命です。どんなに良い発言をしたとしても音量が小さくて聞こえなかったり、動画がぼやけていたりすると不快な印象を与えてしまいます。USBタイプのヘッドセットを利用すると、マイクが周りの雑音も拾わなくなるのでおすすめです。どこでもできるビデオ・Web会議は大変便利ですが、カフェなどの屋外施設の利用は極力避けましょう。大切な情報が漏洩する可能性もあります。
ほとんどのビデオ・Web会議ではカメラのオン・オフ設定ができますが、できる限りオンにしておきましょう。相手の顔を見ることで、意思表示を読み取りやすくなります。ただし女性の場合はメイクの準備もあるので、事前にカメラをオンにすることを伝えておいたほうが親切です。

②リハーサルをしておくと万全
初めてビデオ・Web会議を行う際には、事前にリハーサルをして進行具合を確認しておきましょう。初回に失敗してしまうと、「やっぱりビデオ会議はだめだ」という気持ちにさせてしまいます。進行の順番や、どこでどの人に話を振るかをあらかじめ考えておけば、本番で緊張することもありません。

③声のボリュームには要注意
ビデオ・Web会議の場合、どうしても声が大きくなる傾向にあるようです。しかし、これはあまり良くありません。最近のビデオ会議システムは高性能で、小さな声もきちんと拾ってくれています。小さい声同様に大きすぎる声もまた相手に不快感を抱かせるので、普段と同じボリュームで話すように心がけましょう。自分が発言する時以外はマイクをミュートにしておくと雑音が入らず、話を進めやすくなります。

 

④背景にも要注意
映像では自分の顔ばかりを気にしてしまいがちですが、実は背景も重要です。生活感があふれる背景であると、緊張感が感じられないことも。背景はカーテンや白壁にするなどして、相手に余計な情報を与えないようにしましょう。

 

まとめ
ビデオ・Web会議の種類はどんどん増えてきていて、今や有料・無料版を合わせて20以上ものシステムが存在します。利用しやすいものが増えてきたことで、今後はさらに導入する企業が増えていくのではないのでしょうか。ビデオ・Web会議を採用することが、業務時間の短縮化や交通費の節約にもつながります。しかし慣れていない会議のスタイルには抵抗感を覚える人もいますので準備を万全にして、スムーズな進行を心がけるようにしましょう。


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